KI-Telefonagenten für Handwerksbetriebe, die Serviceanfragen sauber aufnehmen.

Tanja nimmt Anrufe entgegen, während Ihr Team auf Baustellen, in Terminen oder im Kundendienst ist. Aus Notdienst-, Angebots- und Rückrufanfragen werden klare Einsatzdaten für Büro oder Monteure.

Serviceannahme prüfen lassen Ablauf ansehen

Notdienst: Daten aufnehmen
Angebote: Anfragen vorsortieren
Team: Rückrufe vorbereiten

KundenanfrageStörung und Rückrufwunsch

Anruf: Bei uns ist seit heute Morgen die Heizung ausgefallen.

KI: Ich nehme Adresse, Erreichbarkeit und Dringlichkeit für den Rückruf auf.

Notdienst Angebot Baustelle Rückruf

Heute strukturiert 27 Anrufe 9 Notfälle 11 Rückrufe

Tanja - KI-Telefonassistentin für Handwerk

Tanja nimmt Serviceanfragen an, wenn Ihr Team unterwegs ist.

Ob Notdienst, Angebot, Statusfrage oder Rückruf: Tanja sammelt die Informationen, die Ihr Büro für die nächste Aktion braucht.

Tanja kennenlernen

Live Einsatzannahme

Kundin meldet Störung, Service-Team kommt vorbereitet an.

Tanja nimmt Anrufe entgegen, erkennt wichtige Details und bereitet die Übergabe an Ihr Service-Team vor.

Handwerk: Kunde ruft Tanja an — 1. AnrufannahmeKundin meldet eine ausgefallene Heizung.

Handwerk: Dienstleister bearbeitet den Vorgang — 2. Einsatz vor OrtTechniker kommt vorbereitet beim Kunden an.

Mehr Ordnung in Anrufen, Einsatzdaten und Rückrufen.

Handwerksbetriebe profitieren besonders, wenn Telefonnotizen nicht zwischen Baustelle, Büro und Kundendienst verloren gehen.

Notdienstannahme Angebotsanfragen Baustellenstatus Rückrufwunsch Einsatzdaten Betreut durch VG Systems

KI-Telefonassistenz für Handwerk — **Handwerk**Branchenspezifischer Anrufkontext für Tanja und strukturierte Übergaben.

Strukturierter Telefonprozess für Handwerk — **Ablauf im Alltag**Ein zweites Branchenmotiv zeigt, wie Anrufannahme, Notiz und Übergabe im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sanisierte Microsoft 365 Übergabe mit Anrufdaten und nächstem Schritt — **Microsoft 365**Dateien, Listen, Kalender oder Bookings können je nach Prozess vorbereitet werden.

Generische CRM Übergabe mit Kontakt, Anliegen, Priorität und Zusammenfassung — **CRM-Übergabe**Anliegen, Kontakt und nächster Schritt werden strukturiert an das Team übergeben.

So arbeitet Tanja in Handwerk-Prozessen.

Der Telefonagent sammelt Einsatzdaten und übergibt an Büro oder Service.

Anruf annehmen

Kunde, Objekt und Anliegen werden erfasst.

Dringlichkeit klären

Notdienst, Angebot oder Statusfrage werden unterschieden.

Übergabe vorbereiten

Adresse, Erreichbarkeit und nächster Schritt werden strukturiert.

Team entscheidet

Disposition und fachliche Zusage bleiben beim Betrieb.

KI-Telefonassistenz für Büro, Kundendienst und Einsatzplanung.

Tanja übersetzt Anrufe in bearbeitbare Informationen für Einsatzplanung, CRM oder Rückrufliste.

AnliegenStatusÜbergabe

Notdienst Priorisiert Service-Team

Angebotsanfrage Qualifiziert CRM

Baustellenstatus Notiert Büro

Rückruf Zeitfenster Microsoft 365

Anrufannahme trotz Baustelle

Tanja nimmt Anfragen auf, wenn niemand im Büro ans Telefon kann.

Bessere Einsatzdaten

Adresse, Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufnummer werden strukturiert abgefragt.

Klare Eskalation

Dringende Fälle werden nach vereinbarten Regeln markiert.

Anbindung an Ablage und CRM

Übergaben können in bestehende Tools vorbereitet werden.

KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.

Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.

Microsoft 365Microsoft BookingsGoogle WorkspaceCRM-Übergabe

Übergabe vorbereitet

nach Freigabe

AnrufdatenStörung Heizung, Adresse aufgenommen, Rückruf heute, Service-Team priorisieren

CRMKontakt, Notiz, Follow-upStrukturierte Übergabe nach Prozess und Freigabe.

Microsoft 365Dateien, Listen, Kalender, BookingsVorbereitet für typische Office- und Terminabläufe.

Google WorkspaceSheets, Dokumente, AblageStrukturiert für Workspace-Prozesse.

Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.

1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.

2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.

3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.

KI-Telefonassistenz mit klarer Trennung zwischen Annahme und Disposition.

Tanja nimmt Informationen auf; Einsatzplanung, Zusagen und fachliche Entscheidungen bleiben bei Ihrem Betrieb.

AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch

WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen

SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung

PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team

Transparente Verarbeitung

Erfasst werden nur Angaben, die für Rückruf, Einsatzplanung oder Angebot gebraucht werden.

Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.

Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.

VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.

Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick

Häufige Fragen

Ja. Tanja kann Daten aufnehmen und dringende Fälle nach Regeln markieren. Die Einsatzentscheidung bleibt bei Ihrem Team.

Nein. Sie qualifiziert Angebotsanfragen und bereitet eine Übergabe vor.

Typisch sind Kontakt, Adresse, Anliegen, Dringlichkeit, Objekt und Rückrufzeit.

Nur wenn freigegebene Informationen vorliegen; sonst wird der Rückruf vorbereitet.

CRM, Microsoft 365, Google Workspace, Listen oder interne Aufgaben können eingeplant werden.

Wir nehmen typische Anrufe, Notdienstregeln und Übergabewege auf.

Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.

Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.

0208 302 449 20 [email protected]

Betreute EinführungKontakt über VG Systems Service